电子邮件法律

电子邮件的若干法律问题

随着Internet的普及和电子商务悄然萌芽，新合同法首次规定了电子邮件（E-mail）可以作为书面合同的形式。作为一种新的能引起一定法律后果的行为载体，在诉讼中，电子邮件不仅仅是合同形式，同时也是具有证据意义的权利义务根据。因此，有必要对其进行研究。

一、电子邮件的一般特征

电子邮件就是通过Internet或者Intranet等网络，从终端机输入信件、便条、文件、图片或声音等通过邮件服务器传送到另一端的终端机上的信息。

在计算机上看到的邮件内容与普通文本文件没有大的差别，只是以附带（Attach）的方式传送的信息要用特定的软件打开才能阅读或听，如字处理软件或多媒体播放软件等。不同的收发电子邮件软件，除信件主要内容一样外，所载明的相关信息略有差异，而这种差异通常要用该收发邮件的软件所带的“查看源代码”的功能才能看到，而这些信息有时是决定性的，按普通方式在收发邮件软件中直接打印出来是看不到的。但通常包括这些信息： 1、发出邮件的服务器IP地址和发出时间； 2、发件人的邮箱地址和随机ID（标识符，由英文字母和数字组成，如IAA17344）；3、收件人的服务器IP地址和收到时间；如果是通过第三方服务器转信的，还有转信服务器的IP地址和收到时间 ；4、收件人的邮箱地址和随机ID；5、发件时间；6、收件人回复邮件的邮箱地址；7、邮件主题词或标题；8、邮件内容，有时含有附件。

前3项是不依发件人的主观意志决定的；第3项表明了发邮件时是通过哪个ISP商的服务器上网的以及该服务器收到邮件时间；第4、6项都是事先在收发邮件的软件中设定好的，第4项通常是发件人在ISP商处注册的帐号或者是自己拥有域名而有的邮箱地址，是其收发电子邮件的主要邮箱，一般来说，凡邮箱地址以 -cn结尾的，都是在中国境内的ISP商处注册的；第5项所载明的是发件人所使用的电脑上的时间，它不能作为发件的准确时间，因为，电脑主板上的Bios时间有些会“跑”掉，如没电池等，也有故意设定了不准确的时间，如为运行过期的共享软件，而故意把时间调成以前的；第6项的地址与第4项的地址可以相同也可以不同，因为其对外的公开性，有经验的网民通常把它设置成一个免费邮箱，以免主邮箱遭攻击或收到垃圾邮件。

由于电子邮件传输的科技含量高以及服务器端的邮件系统和收发电子邮件的软件不断推陈出新，且审判人员对网络的陌生，对其质证有较大难度。

二、收到电子邮件时间和特定系统的认定

合同法第二章规定了要约和承诺的相关问题，具有特别重要意义的是“到达时间”，它关乎要约和承诺是否有效或撤销的问题。第16条第 2款规定：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”根据这一规定——

1、 用电子邮件发出要约和承诺的，对方所给的回复邮箱地址和所在的邮件服务器即为指定的“特定系统”。上述第1项和第3项分别为发出时间和收到时间。这两项按通常方式打印邮件是印不出来的，打印出来的是上述第 5项的时间，不能以此为准。要打印出准确时间可以用查看邮件源代码的功能，并将其Copy到字处理软件中，再打印出来，或者用导出邮件的方式 ，存成Txt纯文本文件或Html超文本文件，再用字处理软件或浏览器打开它并打印。

要特别指出的是，收发电子邮件的软件设定了回复邮件的地址，但在邮件正文中又特别给出了不同的邮箱地址。笔者认为，应以特别指定的该地址为准。因为，软件中设定的回复地址是发邮件之前设定的，在邮件正文中给出的回复地址一般在设定之后，所以从意思表示的时间上来看，应视为后一意思表示更正了前一意思表示。其次，在软件中设定的回复地址，其目的是复杂的，并非单纯出于商务需要，有时故意设成虚假的地址，如怕遭攻击或收到垃圾邮件而设成某一免费邮箱；有时某台电脑并非个人专用，而设成一个公用邮箱或不设；有时所用的电脑不是自己的，而是借用他人的电脑发邮件又没有更改软件的设定，这样回复的地址就不是发件人的等等，情况非常复杂，因此要以特别给出的为准。遇此情况，回复邮件时，简单地Reply回复邮件，对方收不到，或不承认的，不能认定。

2、 在收发邮件的软件中既无设定回邮地址，也未在邮件主文中给定回邮地址的，而电脑较精者从以上第 2项中取出回邮地址的，该地址应视为指定的特定系统，该系统收到的时间为到达时间。但要辅以证据证明该邮箱地址确为收件人的。如果该邮箱地址是 ISP商处注册的，是比较容易证明的。如是国外的免费邮箱，则证明困难。

3、Reply回邮的同时，也按信中所给的邮箱发邮件，而所给的邮箱地址恰巧又是错的，造成是个虚假邮箱或别人的邮箱，这样实际收到的是收发邮件软件设定的那个邮箱，应以该邮箱为特定系统；如果是回邮者自己输入错误，应视为承诺未到达。

4、 如果要约是在商家的网站上向不特定的客户展示的，则该网站上给定的邮件地址是特定系统。要特别注意的是，网站上通常有商务邮箱和 webmaster邮箱（网络管理者，是维护服务器的技术人员，通常该网站有何技术方面的问题可与之联系）。为服务器的安全，并非该商家的所有职员都有权登陆服务器，而是指定特定人管理。特别是服务器托管的情况，网管很可能不是该商家的职员，因此误发给网管而不是商务地址的，不能认定为做了承诺或新的要约。如果网站上只给出一个邮件地址，没有区分商务地址的，则可认定为特定系统。

笔者认为，电子邮件的“特定系统”不能狭隘地理解成仅指该电子邮件服务器，因为同一服务器可以设定无数邮箱，甚至商家的每个职员都可以拥有自己的一个或多个邮箱（如出于不同目的而同时使用不同的邮箱），而使用的却是同一服务器。因此，到达时间应以接收邮件的服务器上指示的时间为准，而特定系统应是邮箱地址和该邮箱地址所体现出的邮件服务器的结合。

5、 服务器上的时间和真实的时间有时也有误差，如差了几分钟等，因此，遇此情况一律以服务器上的时间为到达时间，而不论真实时间是多少。因为，通常到诉讼阶段时，已有相当一段时间了，而服务器上的时间也许当时是准确的，而现在不准确了，也许当时是不准确的，而现在是准确的，盖因服务器的维护是随时进行的，绝不能以现在服务器的时间不准确来证明当时的时间也是不准确的。如果邮件服务器是在国外的，则要注意时差，以换算后的时间为到达时间。

收发邮件的软件设定的或信中给定的回邮地址并非终极地址，而是第三方的邮箱，并设置了转信功能的，应以第三方的邮箱和该邮件服务器为特定系统、邮件服务器的时间为到达时间。因为，发件人无法知道收件人有否设置转信功能和终极邮箱地址。收件人以终极邮箱所有的服务器时间作为抗辩理由的，不能成立，这对发件人是不公平的。通常收发邮件者均在同城并使用同一邮件服务器的，邮件发出与到达瞬间即完成，一般不超过三秒钟；同在国内的，一般不超过两分钟；国际间互发邮件的，一般不超过十分钟；这些与线路是否拥挤有关。但是，通过第三方转信的，特别是通过国外的免费邮箱转信的，就难说了，一两个小时后收到是常有的事，笔者遇到的最长一次是间隔了40多个小时。应当指出，免费邮箱和注册邮箱在使用上没什么不同，因此是可以作为收发邮件的合法邮箱的，而实际上这种情况大量存在，不承认是不行的。

三、收发邮件主体的认定

收发邮件都只能是具体的自然人所为，与传统的法人行为要有盖章全然不同了。在邮件中无法盖章，除非将盖好章的书面文件扫描或通过数码相机输入电脑做成图片文件，然后以Attach方式寄出。然而这是不现实的，因为这太烦琐还受到设备的限制且增大了传输量，除非特殊情况，一般没有按此方式来进行普通商务活动。

1、 邮件正文中署名单位的，应认定为单位是发件人。

2、 邮件虽署名为具体的业务员名字或单位与业务员合署，但从邮件正文中的商务内容来看是单位业务的，也应认定为单位是发件人。因为，其后的署名通常是具体联系人的标志。与传统信函等邮件不同，单位可以是收件人，而在网络上，除有商务公用邮箱外，通常每个人会有自己的邮箱，别人无法收件，只有本人能够收件，这可能是单位内部的竞争需要和相互保守商业秘密，为称呼方便也有署个人名字的，特别是在相互熟识的情况下，但所为的却是单位的商务行为。而且，该邮箱还可能不仅仅用来商务活动，还包括私人邮件往来。

3、 一项商务通常会有若干回合的邮件往来，开始署单位名称，后来熟了，就直接署个人名字了，甚至指定的邮箱也由公用商务邮箱变成了个人邮箱，如果能够明显看出是某项商务的延续，也应认定为是单位行为。特别是在回邮时，简单的 Reply方式，而又有前一邮件留存的情况。

4、 以上认定为单位行为的，回邮不论如何署名，所谈是该项商务的或又添本单位的其它项商务的，都应认定为是单位行为。

5、以Reply方式回邮，原邮件内容连同发件内容一块发出去的，虽在发件时没有任何署名（这在网络上非常普遍，特别是在相互之间熟识的情况下，几乎成了网络惯例），回邮内容明显是针对原邮件的答复等，也应认定为实施了该项商务的行为，是单位商务的认定为单位行为，是个人商务的认定为个人行为。

以上总的指导思想是加重单位的责任，因为要从没有个性特征的邮件中（传统文件还有个笔迹问题）识别是个人行为还是单位行为是极为困难的。这样有利于促使单位加强内部管理、加强对电子商务的管理和规范化，由单位来承受因管理不善而产生的商业风险也具有其合理性。

四、特殊情形的处理

1、他人假冒商家名义而发出要约或承诺的，而给商家带来损失，如有证据证明是假冒的或受害人要求的，应请当地公安协助侦查，一般可通过回邮邮箱获知是谁发的，或在邮件初发服务器上查得历史记录，或通过特殊手段根据上述第 2项的随机ID求得发件人是谁，但据业内人士称，这很难，可能性较小。公安侦查结果，已构成犯罪的，应全案移送（但不影响经济纠纷处理部分的除外），如果还不构成犯罪，可由公安写出报告，作为鉴定结论来定案。但如果是在国外的免费邮箱的网站上发出邮件，则难以查考，此时应按举证责任规则，由证据不充分的一方承担损失。

2、 因发件人将邮件误发到他人邮箱中，而被他人利用所造成的损失，由自己承担；如回邮者误发，而给对方造成损失的，应由回邮者承担，但能证明对方也有过错的，如应当发现邮箱地址不对而未能发现等，应根据过错大小分担损失责任。

五、取证的合法性问题

如邮件的一般特征中所述，由当事人将邮件打印出来作为证据提交，其可信度较低，除非对方认诺，因为改动是比较容易的，而且以Attach方式发送的非Txt纯文体文件和Html文件， 有时还不能随原邮件一块打印出来，须在其它专用软件中打印，在专用软件中一般都有对原文件能够更改的功能。

1、 在诉讼之前，可以请公证机关去取证，并作出公证文书；或申请人民法院诉前证据保全。取证的方式，最好以查看源代码并Copy出所有内容粘贴到字处理软件中编辑并打印的方式，这样能够取得邮件中的所有内容；附件中的内容，应根据不同的文件格式，尽可能不失真地用高档设备打印出来；如是声音文件的，可记录成文字后打印出来，并保留原声音文件便于将来的庭审质证。

2、 在诉讼中，当事人可以将导出的邮件放在软盘上提交人民法院，经对方质证后无异议的，可打印出来经双方当事人签字后附卷。如对方有异议，应由人民法院亲自去取证，可按现场勘验的方法取证，现场勘验的笔录应由双方当事人当场签名。

3、 当事人只提交打印稿，而原件已从电脑中永久删除的，除非对方认诺，否则无论对方是否有能力提出反证，该打印稿均不可作为定案的根据，因为根本无法判断是否就是原件。这时不能以对方举不出反证而确认该证据有效。

六、其它类似电子邮件的信息

现在网络上也有“传呼机”，以ICQ（I seek you）为典型代表，台湾有CICQ，中国大陆有PICQ，AOL（美国在线）还有Instantmessenger（即时信使）等等。他们的基本功能是即时点对点通讯，就是双方均在线时能够即时传送Messages（信息），还可传送已存在的各种类型的文件，有的加入Plug-in（插件） 后，还可象打电话一样通话，如ICQ的Plug-in有Qtalk和BuddyPhone，文字信息的传递会留下历史记录，传送文件则会存在本地硬盘中，成为独立的原格式文件。它们都应归入数据电文中，也能够起到电子邮件的作用，而事实上，通过ICQ交流和交换信息是大量存在的，甚至比电子邮件还方便，已得到了广泛应用。

1、 通过Messages的交流所留下的历史记录是可以作为证据使用的，要把它打印出来只有通过导出历史记录并用字处理软件打开的方式才能做到，而此时改写并不留痕迹是轻而易举的，因此，当事人自己导出并打印出来的，一律不能认定其是真实的，除非对方认诺，要以人民法院现场勘验的程序或公证机关公正的方式导出才可用作证据。

2、 传送的文件，是文本文件的，一般不能作为证据，因为被改动是轻而易举的，非文本文件（如图片等）则可视情况确定。

3、 通话并录音下来的（一般没有录音，只有在菜单中设定后才会录音），根据最高人民法院的司法解释，未经对方同意或对方不承认的不能作为定案的根据。笔者对此认为太机械，因为声音文件的改写可能性非常小，很容易识别出来。上述司法解释主要是从取证的不合法性来否定其证据效力的，而笔者认为，随着科技的发展，网络上的语音传输和交流已非常普遍，装了摄相头和影像捕捉卡设备的，还可显示图像，因此，录音保留历史资料和存下图像已是常事，不再有以往的录音是一种高科技手段、具有“偷偷摸摸”的性质。因此在公证机关或人民法院亲自从电脑中导出来的声音文件，应作为证据来对待，有异议的可进行技术鉴定。

七、前瞻与建议

当今发展最快的就是与电脑有关的技术了，真可谓日新月异，如已发明出了电子邮件的“邮戳”和能够加密的“电子签名”等，想必在电子商务中的应用已为时不远。本文肯定是挂一漏万，充其量也只是“Demo版”；笔者认为，在审判实际中，对电子邮件所基于的平台、应用软件、传输技术等特征要给予特别关注，这些特征将对电子邮件的认定产生直接的决定性作用。因此，法律界应跟踪技术的最新发展，不断调整相应对策。目前，在商务活动中应注意：

1、 用于商务活动的电脑，尽可能专人专用，以免泄漏商业秘密，或重要文件被他人误删等。

2、 尽可能采取加密邮件的方式，最起码有关内容应单独做成文件并加密，如可用Winzip压缩并加密或是Word文件而加密等，以Attach方式发送，而密码用其它方式告知对方。虽然任何加密都有可能被解密，且有许多针对特定用途的解密工具，但应付一般之需还是能起到一定作用的。

3、 在收发邮件的软件中，最好是以一个商务项目或某个生意伙伴建立一个子文件夹，便于查找有关内容，也不易被误删除。

4、 重要的邮件要另外备份。重装电脑系统等要备份出所有邮件。

5、 重要事项可按传统方式做成正式的文件，再通过扫描等方式做成图片文件传送，这样不易被改动，也以示郑重。

注：游振辉 写于1999年4月18日 发表于《人民司法》1999年第8期，标题为《电子邮件的法律分析》；另发表于《互联网世界》1999年第8期：http://www.ciworld.com.cn/ciworld/9908/04.htm